Outsourcing
Outsourcing – tai funkcijų ar procesų perdavimas išorės paslaugų teikėjui pagal sutartį. Įmonė išlaiko atsakomybę už strateginius tikslus, tačiau praktinį vykdymą organizuoja per trečią šalį. Finansų ir investavimo veiklose tai gali apimti apskaitą, ataskaitų rengimą, informacinių sistemų priežiūrą ar operacijų apdorojimą.
Procesas paprastai grindžiamas poreikių įvardijimu, paslaugos apimties aprašymu ir kokybės rodikliais. Sutartyse nustatomi paslaugų lygiai, terminai, duomenų sauga, atsakomybės ribos ir sutrikimų valdymas. Veiklos kontrolė vykdoma per ataskaitas, auditus bei rezultatų stebėseną, taip mažinant priklausomybę nuo vieno tiekėjo.
Investuojant ir taupant outsourcing gali paveikti sąnaudų struktūrą, operacijų patikimumą bei atitiktį reikalavimams. Pensijų kaupimo atveju jis taikomas tik tada, kai sutartyse perduodamos administravimo ar IT funkcijos, o klientui svarbiausia – paslaugų tęstinumas, duomenų apsauga ir sutartinių įsipareigojimų vykdymas. Valdomos rizikos tampa reikšmingu veiksniu renkantis tiekėjus.
Ką turite žinoti?
Sutartinė apimtis ir atsakomybė
Perduodamos funkcijos apibrėžiamos paslaugų aprašu, o atsakomybė už rezultatus lieka užsakovui. Sutartyje nurodomi įsipareigojimai, atskaitomybė ir sankcijos už neatitiktį.
Paslaugų lygio rodikliai
Kokybė vertinama pagal išmatuojamus kriterijus: terminus, klaidų dažnį, prieinamumą. Rodikliai leidžia stebėti vykdymą ir koreguoti procesus.
Duomenų sauga ir atitiktis
Finansinėse grandyse perduodami duomenys turi būti saugomi pagal taikomus reikalavimus. Tipiškai numatomos prieigos kontrolės, audito sekos ir incidentų procedūros.
Tiekėjų valdymas
Renkantis paslaugų teikėją vertinamas jo pajėgumas, finansinis stabilumas ir patirtis. Nuolatinė peržiūra apima veiklos ataskaitas ir rizikų vertinimą.
Sąnaudų ir rizikos balansas
Išorinės paslaugos dažnai keičia fiksuotas išlaidas į kintamas, tačiau didina priklausomybę nuo tiekėjo. Todėl vertinamas ne tik biudžetas, bet ir veiklos tęstinumo rizika.
Klaidos, kurios siejamos su šiuo terminu
Vien tik sąnaudų mažinimas
Outsourcing nėra tapatus išlaidų mažinimui. Sprendimas gali būti grindžiamas kompetencijų stoka, standartizavimu arba atitikties reikalavimais.
Atsakomybė perkeliama tiekėjui
Nors vykdymas perduodamas, užsakovas paprastai išlieka atsakingas už rezultatus ir atitiktį. Sutartys apibrėžia rizikos pasidalijimą, bet neatleidžia nuo prievolių.
Procesų kontrolė nereikalinga
Paslaugų perdavimas nereiškia valdymo atsisakymo. Reikalingi stebėjimo mechanizmai, ataskaitos ir periodiniai patikrinimai.
Nėra įtakos duomenų kokybei
Išorinis apdorojimas gali keisti klaidų tipologiją, duomenų perdavimo dažnį ir taisymo laiką. Tai tiesiogiai veikia ataskaitų tikslumą ir operacijų sklandumą.
Vienkartinis sprendimas be tęstinumo planų
Sutartys turi numatyti paslaugos tęstinumą, perėjimo scenarijus ir nutraukimo sąlygas. Be to, svarbu planuoti alternatyvas tiekėjo pakeitimui.